Online arbejdsforløb · Fitnessforeninger · Conventus
Bliv tryg ved at passe foreningens abonnementer
Få overblik over kontingentbetalingerne og en fast rytme for de opgaver, der vender tilbage. Vi mødes fire gange: først til en fælles introduktion og derefter til tre arbejdsaftener, hvor du løser opgaver i jeres egen forening med underviseren med undervejs.
Et nyt medlem har oprettet en profil, men er tilmeldingen færdig? En betaling er fejlet, og et andet medlem vil skifte abonnement. Vi tager fat i de situationer, du møder som frivillig, og øver arbejdsgangene, mens der er tid til at spørge og få hjælp.
4 aftener · 2 timer pr. gang · Online via Zoom · 10–15 deltagere
Du øver rutinerne dér, hvor du skal bruge dem
Forløbet er til dig, der passer kontingenter og medlemsabonnementer i en fitnessforening i Danmark, som allerede bruger abonnementsbetaling i Conventus. Det kan være som medlemsansvarlig, kasserer eller en del af et administrativt team.
Du skal kunne logge ind og have adgang til jeres abonnementer, betalingsoversigter og adressebog. Vi tager udgangspunkt i den løsning, I har, og hjælper dig med at forstå og vedligeholde den. Har I endnu ikke abonnementer sat op, skal det afklares, før du tilmelder dig.
- Forstå sammenhængen: Se forbindelsen mellem hjemmesiden, abonnementet, betalingskortet og medlemslisten.
- Følg op på medlemmerne: Opdag uafsluttede tilmeldinger, skyldige betalinger og udmeldelser, og vælg den relevante arbejdsgang.
- Få en fast rutine: Lav en tjekliste med ansvar og tidspunkter, så opgaverne er lettere at passe og overdrage.
Du behøver ikke kunne alle funktionerne på forhånd. Vi gennemgår først et eksempel. Derefter prøver du selv, og vi samler op på det, du har fundet, før vi går videre.
Fælles hverdag · Nye perspektiver
Hør, hvordan andre fitnessforeninger gør
Hvordan følger andre op efter en kontingenttrækning? Hvem hjælper medlemmer med kortskift, og hvordan deler de opgaverne mellem frivillige? På det lille hold kan du høre andres erfaringer og fortælle om det, I selv gør.
I arbejdsgrupperne er der plads til både de rutiner, der fungerer, og det, I drømmer om at gøre lettere. Du arbejder i jeres egen forening, men kan sammenligne fremgangsmåder og få idéer fra andre med en lignende hverdag.
Du behøver ikke komme med en færdig løsning. En erfaring eller et spørgsmål kan være lige så nyttigt for de andre. Ved den fælles opsamling deler vi læringen med anonymiserede eksempler.
Én introduktion · Tre arbejdsaftener
Fra forståelse til en rutine, du kender
Aften 01 · Forstå abonnementet
Få overblik over, hvad der hænger sammen
Vi starter med at forstå jeres løsning. Hvad sker automatisk, hvad skal medlemmet selv gøre, og hvilke opgaver skal I følge op på?
- Sammenhængen mellem abonnementsafdeling, gruppe, abonnement, adressebog og varer i Finans.
- Betalingsperioder, pris og fast eller flydende trækningsdag.
- Medlemmets vej fra tilmelding og kortregistrering til opkrævning, kortskift og udmeldelse.
- De automatiske beskeder og betydningen for medlemsstatus og eventuel adgangskontrol.
- Find et af jeres abonnementer, og beskriv, hvilken pris, periode og trækningsrytme det bruger.
- Tegn eller notér vejen fra hjemmesidens tilmelding til registrering og betaling. Markér, hvor I selv følger op.
Det tager du med: Et overblik over jeres abonnementsflow og de spørgsmål, vi skal arbejde videre med. Denne aften giver grundlaget for de næste tre arbejdsaftener.
Aften 02 · Nye tilmeldinger og medlemslister
Følg den nye tilmelding helt til dørs
Vi øver kontrollen af, om nye tilmeldinger er afsluttet, og om abonnement og medlemsliste stemmer overens.
- Nye profiler, kortregistrering og tilmelding til det rigtige abonnement.
- Sammenligning af abonnementer og adressebog: Hvem står kun det ene sted?
- Opfølgning til medlemmet og en fast rytme for at tjekke nye tilmeldinger.
- Find nye tilmeldinger i en aftalt periode. Kontrollér betalings-id, abonnementsregistrering og status. Notér dem, der kræver opfølgning.
- Sammenlign et abonnement med den tilknyttede gruppe i adressebogen. Undersøg forskelle, og afklar årsagen før eventuelle rettelser.
- Vælg en relevant opfølgning, eller skriv en besked, du kan bruge ved en uafsluttet tilmelding. Notér, hvornår og af hvem listen kontrolleres igen.
Det tager du med: En gennemgået gruppe af nye tilmeldinger, en liste over eventuelle afvigelser og en rutine for næste kontrol.
Aften 03 · Betalingsopfølgning
Få overblik, når en betaling ikke går igennem
Vi følger sammenhængen mellem afbrudte betalinger, kortskift, medlemsstatus og saldoliste, så du ved, hvad du skal undersøge.
- Gennemførte og afbrudte betalinger samt historik ved kortskift.
- Forskellen på én skyldig betalingsperiode og flere perioder.
- Genaktivering, opfølgning og sammenhængen til saldolisten.
- Find en afbrudt betaling eller en relevant historisk sag. Følg forløbet, og beskriv, hvad der er sket, og hvilken periode der mangler betaling for.
- Undersøg kort- og betalingshistorik og abonnementsstatus. Vælg den relevante opfølgning, og gennemgå den med underviseren, før en eventuel opkrævning gennemføres.
- Gennemgå de relevante poster på saldolisten. Notér, hvad der er afklaret, hvad der kræver videre undersøgelse, og hvem der følger op.
Det tager du med: Et gennemgået betalingsforløb og en tjekliste til næste gang en betaling fejler. Har du ingen aktuelle fejl, bruger du en historisk sag eller et undervisningseksempel.
Aften 04 · Ændringer, udmeldelser og fast drift
Saml opgaverne i en rutine, flere kan overtage
Vi øver de ændringer, der følger med et løbende medlemskab, og samler de fire aftener i jeres egen arbejdsplan.
- Udmeldelser og registrering, så I kan følge medlemsudviklingen.
- Ændring af et medlems abonnement samt kontrol af pris og trækningsdato.
- Pristilpasning, kontingentfrie medlemskaber og de særlige forhold, der er relevante hos jer.
- En samlet kontrol af tilmeldinger, betalinger, udmeldelser og medlemslister.
- Gennemgå en udmeldelse eller historisk sag. Kontrollér forløbet mellem abonnement og adressebog, og beskriv jeres registrering af udmeldte.
- Gennemgå en relevant ændring: abonnement, pris eller trækningsdato. Find det rigtige sted at ændre, og afklar konsekvensen for fremtidige opkrævninger, før I gemmer.
- Lav jeres faste tjekliste: Hvad tjekker vi, hvornår, og hvem gør det? Brug den til at gennemgå en abonnementsgruppe og forklare rutinen til en anden deltager.
Det tager du med: En konkret plan for den løbende vedligeholdelse med ansvar, kontrolpunkter og næste gennemgang. Du har også et overblik over spørgsmål, der kræver særskilt afklaring.
Sådan arbejder vi de tre efterfølgende aftener
Vi stiller én opgave ad gangen. Du går i en lille arbejdsgruppe og løser den i jeres egen forening. Bagefter mødes vi igen, gennemgår det, I har fundet, og afklarer spørgsmål. Først derefter får du næste opgave. Underviseren er med gennem hele aftenen og hjælper i arbejdsperioderne.
- 10 min. Velkomst, erfaringer siden sidst og aftenens mål.
- 30 min. – opgave 1: 5 min. instruktion, 15 min. arbejde i breakoutgrupper og 10 min. fælles evaluering.
- 30 min. – opgave 2: Samme rytme med en ny opgave i jeres egen forening.
- 5 min. Pause.
- 30 min. – opgave 3: Instruktion, eget arbejde og fælles evaluering.
- 15 min. Saml din tjekliste, forklar det vigtigste, og vælg næste skridt.
Første aften har en anden rytme: 15 min. om jeres udgangspunkt, 35 min. fælles gennemgang, 20 min. overblik over egen løsning, 5 min. pause, 25 min. om medlemsflow og beskeder og 20 min. til spørgsmål og forberedelse. I alt to timer.
Vi arbejder med de sager, der er relevante hos jer. Er der ingen aktuelle fejl eller udmeldelser, kan du undersøge et tidligere forløb eller arbejde med underviserens eksempel. Du får stadig øvet fremgangsmåden og skrevet den ind i jeres rutine.
Fire spørgsmål før du tilmelder dig
Dine svar hjælper os med at vælge relevante opgaver og så vidt muligt samle arbejdsgrupper med lignende erfaring og behov.
1. Hvilken forening og hvilket ansvar kommer du med?
Hvilken fitnessforening repræsenterer du, hvad har du ansvar for, og cirka hvor mange medlemmer og abonnementstyper har I?
2. Hvordan fungerer jeres abonnementsbetaling i dag?
Hvor længe har I brugt løsningen, hvor ofte opkræver I, og hvilke dele af vedligeholdelsen kender du allerede? Har du adgang til Finans, abonnementer og adressebog?
3. Hvilke opgaver vil du især gerne blive mere sikker i?
Vælg fx nye tilmeldinger, manglende kortregistrering, skyldige betalinger, udmeldelser, ændring af abonnement eller sammenligning med adressebogen. Beskriv gerne en konkret situation uden personoplysninger.
4. Hvad skal være lettere efter de fire aftener?
Fortæl, hvilken rutine du gerne vil være tryg ved, hvem du kan dele opgaverne med, og hvad du gerne vil høre andre fitnessforeningers erfaringer med.
Samlet forløb · 8 timer
Fire aftener med tid til at blive fortrolig med opgaverne
4.000 kr.
Inkl. moms for alle fire aftener.
Mulighed for kursustilskud
Nogle kommuner og andre tilskudsordninger giver mulighed for støtte til foreningers kurser og uddannelse. Om jeres forening og dette forløb kan omfattes, afhænger af den konkrete ordning, herunder kursets indhold, deltagerens rolle, beløbsgrænser og frister. Oplysninger om de lokale muligheder findes hos kommunen eller den, der administrerer ordningen.
Et regneeksempel – hvis der bevilges tilskud:
| Tilskud | Tilskudsbeløb | Egen udgift |
|---|---|---|
| 75 % af 4.000 kr. | 3.000 kr. | 1.000 kr. |
| 80 % af 4.000 kr. | 3.200 kr. | 800 kr. |
Eksemplerne forudsætter, at hele kursusprisen på 4.000 kr. inkl. moms er tilskudsberettiget, og at eventuelle tilskudslofter ikke begrænser beløbet. De viste procenter er alene til illustration og er ikke et tilsagn om støtte til dette forløb. Uden tilskud er udgiften 4.000 kr.
Vi mødes online via Zoom. Holdet er planlagt til 10–15 deltagere, så der er plads til at arbejde, spørge og dele erfaringer.
Datoer og klokkeslæt: Afventer fastlæggelse.
Kladde – tilmelding åbner senere.
Datoer, tilmeldingslink og om prisen gælder pr. deltager eller pr. forening afklares, før tilmeldingen åbner. De fire spørgsmål ovenfor er klar til tilmeldingsformularen.
Fagligt grundlag: SJ-Hjælps modul 9 om kontingenter og abonnement samt modul 10 om abonnementsvedligeholdelse – tilpasset fitnessforeningernes løbende drift.