Online arbejdsforløb · Gymnastikforeninger · Conventus
Få mere ro på gymnastikforeningens administration
Få styr på holdtilmelding, hjælpere og bestyrelsens opgaver – sammen med andre gymnastikforeninger. På fire aftener får du vist mulighederne i Conventus og tid til at arbejde med jeres egne løsninger.
Du kender måske opgaverne: Et hold skal åbnes for tilmelding. En forælder spørger til ventelisten. Der mangler hjælpere til opvisningen, og bestyrelsen skal finde sidste års aftaler. Vi tager udgangspunkt i den hverdag og arbejder med én konkret opgave ad gangen.
4 aftener før jul 2026 · 2 timer pr. aften · Online via Zoom · 10–15 deltagere
Gå hjem med næste skridt på plads
Forløbet er til dig, der står for medlemmer, holdtilmelding, frivillige eller bestyrelsens administration i en gymnastikforening, der bruger Conventus. Vi tager udgangspunkt i det ansvar, du har, og de opgaver, du gerne vil gøre lettere.
Du behøver ikke kende alle funktionerne på forhånd. Vi viser et eksempel, gennemgår valgene og giver dig tid til at prøve selv. Medbring dit login og adgang til de områder, du vil arbejde med. Skal du ændre noget på hjemmesiden, skal du også have adgang til den eller kunne inddrage den hjemmesideansvarlige.
- En holdtilmelding, hvor du ved, hvad medlemmet møder, og hvad I skal holde styr på.
- En løsning til en af jeres ekstra opgaver, fx rabat, venteliste eller tøjbestilling.
- En plan for hjælpere til fx opvisningen med tydelige opgaver og ansvar.
- En fælles struktur for bestyrelsens opgaver, møder, dokumenter og beskeder.
Du får sparring undervejs og afslutter hver aften med et tydeligt næste skridt. Hvor meget du når at sætte op, afhænger af jeres udgangspunkt og dine adgange. Målet er, at du både forstår valgene og kan arbejde videre hjemme i foreningen.
Fælles hverdag · Nye idéer
Hør, hvordan andre gymnastikforeninger gør
Måske har naboforeningen fundet en god måde at få forældrehjælp til opvisningen på. Måske har du selv en tilmeldingsrutine, andre kan få glæde af. Når vi mødes med den samme foreningshverdag som udgangspunkt, kan vi gøre hinandens idéer konkrete.
I de små grupper er der plads til at fortælle om det, der fungerer hos jer, og det, I gerne vil ændre. Du kan spørge ind til andres erfaringer, dele det, I drømmer om, og få flere perspektiver på, hvad der kunne passe til netop jeres forening.
- Del det, I gør i dag. Hvilke rutiner hjælper jer, og hvor bliver arbejdet besværligt?
- Fortæl, hvad I drømmer om. Vil I fx gøre tilmeldingen tydeligere, fordele flere opgaver eller få bedre overblik over hjælperne?
- Hør, hvad andre gør. Spørg til deres valg, hvad de har prøvet, og hvad de har lært undervejs.
Du behøver ikke komme med en færdig løsning for at bidrage. Et spørgsmål eller en erfaring fra jeres hverdag kan være netop det, en anden har brug for. Sammen kan I finde inspiration og vælge, hvad der er værd at prøve hjemme i foreningen.
Fire aftener · Fire konkrete opgaver
Fire aftener med opgaver fra jeres hverdag
Aften 01 · Grundlæggende tilmelding
Hjælp medlemmerne godt fra hjemmeside til holdtilmelding
Når et medlem eller en forælder finder det rigtige hold, skal det være tydeligt, hvad de skal gøre. Vi gennemgår sammenhængen mellem medlemskartotek, hold og hjemmeside, så du kan gøre tilmeldingsvejen mere overskuelig.
- Organisér medlemmer og kontakter i afdelinger og grupper.
- Opret et gymnastikhold med beskrivelse, tilmelding og engangsbetaling.
- Gennemgå vejen fra hjemmesiden til tilmelding og medlemslogin, så nye og eksisterende medlemmer ved, hvad de skal gøre.
Vælg et af jeres hold. I første breakoutperiode arbejder du med struktur, beskrivelse og indstillinger. I anden periode gennemgår I tilmeldingsvejen sammen og giver hinanden feedback uden at gennemføre en rigtig betaling.
Det tager du med: En gennemgået holdtilmelding og en kort liste over det, der eventuelt skal færdiggøres.
Bygger på modul 5 og 8 samt hjemmesidekoblingen fra modul 12.
Aften 02 · Ekstra funktioner
Saml de ekstra valg, der følger med tilmeldingen
Måske har I søskenderabat, fulde hold med venteliste eller tøj, der skal bestilles i forskellige størrelser. Vi ser på, hvordan I kan håndtere de valg i Conventus og finde oplysningerne igen, når I skal bruge dem.
- Vælg relevante rabatter og indstillinger for venteliste.
- Brug ekstra felter til fx trøjestørrelse og relevante oplysninger.
- Planlæg tøjbestilling eller tilmelding til stævne, og skab overblik over svar og bestillinger.
Vælg rabat, venteliste eller tøjbestilling. I første breakoutperiode beskriver og opsætter du løsningen. I anden periode afprøver I et eksempel sammen: Hvad ser medlemmet, og kan administratoren finde de nødvendige oplysninger?
Det tager du med: En afprøvet funktion eller en konkret opsætningsplan med tydelige næste skridt.
Bygger på modul 8 og visningen på hjemmesiden fra modul 12.
Aften 03 · Frivilligheden
Gør det lettere at sige ja til en frivilligopgave
Til opvisningen er der brug for hjælp til både redskaber, indgang og kaffebord. Vi arbejder med at beskrive opgaverne, så den enkelte kan se, hvad de siger ja til, og koordinatoren kan følge med i, hvor der mangler hænder.
- Beskriv små, afgrænsede opgaver, som frivillige kan sige ja til.
- Brug online tilmelding til at samle hjælpere og koordinere opgaver og vagter.
- Synliggør opgaverne på hjemmesiden, og planlæg målrettet kommunikation til hjælperne.
I første breakoutperiode beskriver du mindst tre opgaver med tidspunkt, antal hjælpere og ansvarlig. I anden periode arbejder du med tilmelding og invitation og får feedback fra de andre.
Det tager du med: En konkret frivilligplan og et udkast til tilmelding og invitation.
Bygger på modul 11 og hjemmesideintegrationen fra modul 12.
Aften 04 · Bestyrelsesarbejdet
Gør bestyrelsens arbejde lettere at dele og overdrage
Når flere ved, hvor aftalerne ligger, og hvem der følger op, bliver det lettere at løfte arbejdet sammen. Vi ser på roller og adgange og laver en struktur til møder, dokumenter og beskeder, som også den næste bestyrelse kan finde rundt i.
- Fordel opgaver, og tilpas brugerroller og rettigheder til den enkeltes ansvar.
- Skab overblik over foreningspostkasser, kalender, mødeindkaldelser og referater.
- Saml dokumenter, og planlæg målrettede beskeder og nyheder til relevante grupper.
I første breakoutperiode fordeler du tre tilbagevendende opgaver og beskriver de nødvendige adgange. I anden periode laver du et udkast til mødeindkaldelse, dokumentstruktur og opfølgning: Hvem gør hvad, og hvornår?
Det tager du med: En arbejdsfordeling og en konkret mødestruktur, som bestyrelsen kan arbejde videre med.
Bygger på modul 1 og 4.
Vi viser, du prøver, og vi samler op
Hver aften får du én konkret opgave, som passer til emnet. Du arbejder med den i to breakoutperioder på 15 minutter i små Zoom-grupper. Her kan du prøve selv, stille spørgsmål til de andre og høre, hvordan de griber opgaven an. Vi samler op i fællesskab undervejs.
- 10 min. Velkomst, dagens mål og kort opsamling.
- 25 min. Demonstration med et genkendeligt eksempel fra gymnastikforeningen.
- 15 min. Første breakoutperiode: arbejd med aftenens opgave.
- 15 min. Fælles opsamling og spørgsmål.
- 5 min. Pause.
- 20 min. Næste del af demonstrationen og fælles afklaring.
- 15 min. Anden breakoutperiode: afprøv, færdiggør og få feedback.
- 15 min. Vis eller forklar din løsning, og vælg næste skridt.
Inden hver aften vælger du et hold, et arrangement eller en bestyrelsesopgave fra jeres forening. Til sidst viser eller forklarer du, hvad du har arbejdet med, og vælger det næste skridt, du vil tage inden næste gang.
Hvad vil du gerne have hjælp til?
Svar på de fire spørgsmål, før du tilmelder dig. Så kan vi tage højde for dit udgangspunkt, vælge genkendelige eksempler og så vidt muligt samle dig med deltagere, der arbejder med lignende opgaver.
1. Hvilken forening og hvilke opgaver kommer du med?
Hvilken gymnastikforening kommer du fra, hvad har du ansvar for, og cirka hvor mange medlemmer og hold har I?
2. Hvad bruger I Conventus til i dag?
Beskriv kort jeres holdtilmelding, og vælg dit niveau: ny bruger, kan det grundlæggende eller erfaren. Har du adgang til de funktioner og den hjemmeside, du vil arbejde med?
3. Hvilken opgave vil du især gerne have hjælp til?
Vælg det vigtigste for dig: grundlæggende tilmelding, rabatter/ventelister/tøjbestilling, frivillige eller bestyrelsens arbejde. Giv gerne et konkret eksempel fra jeres forening.
4. Hvad vil du gerne kunne gøre lettere bagefter?
Fortæl, hvad du håber at få ud af forløbet. Er der noget, I drømmer om at gøre anderledes, eller noget, du gerne vil høre andre gymnastikforeningers erfaringer med?
Samlet forløb før jul
Få tid til at arbejde med jeres forening
4.000 kr.
Inkl. moms for alle fire aftener · 8 timers undervisning
Mulighed for kursustilskud
Nogle kommuner og andre tilskudsordninger giver mulighed for støtte til foreningers kurser og uddannelse. Om jeres forening og dette forløb kan omfattes, afhænger af den konkrete ordning, herunder kursets indhold, deltagerens rolle, beløbsgrænser og frister. Oplysninger om de lokale muligheder findes hos kommunen eller den, der administrerer ordningen.
Et regneeksempel – hvis der bevilges tilskud:
| Tilskud | Tilskudsbeløb | Egen udgift |
|---|---|---|
| 75 % af 4.000 kr. | 3.000 kr. | 1.000 kr. |
| 80 % af 4.000 kr. | 3.200 kr. | 800 kr. |
Eksemplerne forudsætter, at hele kursusprisen på 4.000 kr. inkl. moms er tilskudsberettiget, og at eventuelle tilskudslofter ikke begrænser beløbet. De viste procenter er alene til illustration og er ikke et tilsagn om støtte til dette forløb. Uden tilskud er udgiften 4.000 kr.
Du deltager hjemmefra via Zoom. Vi mødes fire aftener over cirka en måned inden jul 2026, to timer ad gangen. Med 10–15 deltagere er der plads til spørgsmål, praktisk arbejde og samtaler på tværs af foreningerne.
Datoer og klokkeslæt: Afventer fastlæggelse.
Datoer, tilmeldingslink og om prisen gælder pr. deltager eller pr. forening skal afklares, før der åbnes for tilmelding. De fire spørgsmål ovenfor er klar til at blive lagt i tilmeldingsformularen.